sotrud.ru 1 2 3 4


Данный материал взят на сайте www.zhsoft.16mb.com

универсальных, полезных бесплатных комплексных

информационных систем автоматизации

для предприятий малого бизнеса
« КИС Lack» и «УС Land».



В статье описаны технологии автоматизации предприятий, критерии выбора

системы учета («подводные» камни), приемы анализа бизнеса, методы

минимизации налогов и прочих затрат фирмы. Описаны приемы

автоматизации бизнес процессов. В качестве примера

приводятся технологии системы автоматизации
КИС Lack по состоянию на апрель 2009 года.


Любая современная компьютерная программа торгового, производственного и финансового учета должна решать следующий минимальный круг задач:

 Оприходование товаров/сырья на склады и возврат товаров/сырья поставщикам.
 Отгрузка товаров/изделий покупателям и возврат от них товаров.
 Передача товаров/сырья/материалов между складами предприятия.

 Внутренние операции, такие как списание, инвентаризация, переоценка.
 Ведение всех видов товарно-финансовых расчетов с поставщиками, покупателями и другими клиентами.
 Ведение технологических (калькуляционных) карт изделий и учет процесса производства продукции.
 Планирование закупа товаров/сырья исходя из предполагаемых продаж (потребностей производства).
 Учет материалов, основных средств, НМА. Списание и инвентаризация их.
 Печать всех видов сопроводительной документации в стандартном виде.
 Анализ деятельности предприятия в разрезе товарного и финансового учета. Постатейный и в разрезе центров учет и анализ затрат фирмы.

 Передача данных в бухгалтерские и аналитические системы.

 Интеграция с Internet и офисными приложениями.


О Г Л А В Л Е Н И Е:


2. Примерная схема товарных и денежных потоков предприятия.

3. Технология организации производства и торговли.
9. Анализ информации и принятие решений.
11. Методы уклонения от налогов, защита от проверок.
13. Поддержка целостности и секретности информации.
16. Приемы учета особенностей работы фирм.
20. Бухгалтерский учет и отчетность.
22. Прочие возможности пакета Lack.
27. Краткий список программ пакета.
28. Обзор и сравнение характеристик систем автоматизации.
30. Обычный план процесса внедрения/автоматизации.
31. Субъективные примечания.




ПРИМЕРНАЯ СХЕМА ТОВАРНЫХ И ДЕНЕЖНЫХ ПОТОКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ:






Программа обязана работать в стандартной компьютерной среде ( Windows, Unix [Linux], Dos) и уметь разделять данные с нескольких рабочих мест в сети компьютеров. Она должна иметь интуитивно понятный стандартизованный интерфейс пользователя, так называемый GUI, содержать инструкцию по работе и подсистему помощи.

Уровень сложности современных систем автоматизации очень высок, частота изменения законодательства и требований государственных органов превосходит все разумные границы, а подходы к ведению бизнеса постоянно меняются, так что программы и главное пользователи должны обеспечиваться постоянной и квалифицированной поддержкой со стороны разработчиков программного обеспечения.

Комплекс Lack удовлетворяет всем приведенным выше условиям, но кроме этого в нем решены ряд дополнительных задач, которые решаются только в очень дорогих или заказных системах, но необходимы в системах учета реального, пусть и малого бизнеса. При выборе системы автоматизации необходимо учесть Вашу потребность в решении данных задач и при обсуждении с поставщиками программ автоматизации можно сделать акцент на проработанности ими данных проблем бизнеса. Кратко опишем особенности пакета (его технологии):



Технологии организации производства и торговли.


Заказ товаров/сырья у поставщиков. Разнообразие схем ведения бизнеса диктует необходимость разнообразных систем заказов. Приведем некоторые из систем:
Простая система. Строим отчет, содержащий данные о продажах товаров с набора торговых точек за период времени и остатки товаров на конец периода. При необходимости можно отразить данные за несколько последних приходов товаров по каждой позиции отчета. Данные легко экспортируются в офисные приложения, например в MS Excel/OO Calc.
Анализ оборотов товаров. Отчет анализирует обороты товаров по группе торговых точек, рассчитывает скорость продаж товаров, остатки и автоматически рекомендует количества к заказу по товарам поставщика.
Заказ товаров для «себя» и связанных покупателей. Определяются параметры заказа и параметры прогноза будущих продаж. Рекомендованные программой количества можно править и формировать заказ перед поставщиком. Так же можно распечатать «аналитическую» справку с обоснованием заказа.
Заказ на группу своих торговых точек, формирование сводного заказа перед поставщиком и схемы развоза по своим торговым точкам. Заблаговременно печать сопроводительной документации на перемещение товаров с центрального склада на торговые точки. /УДАЛЕНО***/

*** УДАЛЕНО. Подсистемы были созданы, отлажены, но сейчас не используются. По этой причине они были удалены из комплекса, но при необходимости их можно восстановить, адаптировав к новым технологиям пакета. Вторая причина – устранение дублирующихся отчетов и режимов.

Графическая система. Реализована в графической среде Windows, интегрирована с основной программой автоматизации и позволяет заказывать товары у поставщиков, при этом автоматически учитываются и обрабатываются некоторые нюансы. Сравниваются остатки товаров и его продажи, причем имеются гибкие механизмы отбора товаров в аналитическую таблицу. Заказ можем делать в единицах учета или упаковках (программа автоматически делает пересчеты), при этом рассчитывается сумма заказа (исходя из наличия денег), его вес и объем (планирование загрузки транспорта и складских помещений). Цены товаров можно корректировать в соответствии с «новыми» прайс листами поставщиков, добавляя в заказ товары с которыми еще «не работали». Заказ можно распечатать, отправить по e-mail, экспортировать в MS Office для дальнейшей доработки.


Учет основных средств и материалов. «Большие» системы для решения данной задачи имеют отдельные модули. Но задачу можно решить проще:
Основные средства. На каждое определяется срок полезного использования и определяется доля ОС на ежемесячное списание, что прописывается в карточке ОС/материала. В конце месяца по складу ОС автоматически производим их списание в определенных долях.
Материалы. Списываются по мере необходимости со склада материалов в требуемом количестве в ручном или автоматическом режиме. Либо периодически проводится ревизия склада материалов и материалы списываются по фактическим остаткам.


Планирование поставок сырья. В системе прогнозирования производства определяется перспективный выпуск продукции на период времени. Автоматически продукция разбивается на покупные комплектующие (сырье). С учетом остатков на складах дается список сырья с требуемыми количествами для закупок. Кроме этого возможно планирование цен реализации с учетом изменения цен комплектующих/сырья.

Производство. Конечно, при помощи данной подсистемы нельзя учесть всех нюансов производственных процессов крупного предприятия, но мелкое предприятие по выпуску продукции, например хлебопекарни, колбасные цеха и т.д. или торговое предприятие, имеющее операции производственного характера (сборка, например подарков, разукомплектование, фасовка, изготовление лекарств) данный модуль программы легко автоматизирует.

Данный модуль позволяет составлять технологические и калькуляционные карты с описанием технологии производства. В них указывается используемое сырье в количестве брутто/нетто, а так же «сырье на замену». Описываются правила изготовления: Сборка/разборка/обработка, расчет цен продажи, правила формирования изделия (по датам, какой приход сырья использовать). На основе технологических карт производить продукцию (причем изделия могут изготавливаться в несколько этапов через изготовление полуфабрикатов/незавершенки).


Программа позволяет оценить запасы сырья/полуфабрикатов и дать рекомендации по закупке недостающего сырья/материалов. Реализовано серийное и штучное (заказное) производство. Печатается «закладка», потребности в сырье, спецификация на изделия. Рассчитывается заработная плата по выпуску продукции/полуфабрикатов работника/бригады.

Возможен прогноз себестоимости и предполагаемой цены реализации изделий исходя из предполагаемых цен на сырьё. В динамической таблице, подготовленной программой можно «играя» ценами и технологическими нюансами производства можно подобрать требуемую цену реализации изделия. Затем можно распечатать результаты анализа.


Прием заказов у клиентов. Процесс приема заказов оптимизирован на максимальную скорость приема заказа по телефону или лично оператором, при этом программа подсказывает условия прежних сделок с клиентами, автоматически определяет цены и ограничители по покупателю. Кроме этого комплекс встроено множество автоматизированных технологий заказов от покупателей/своих торговых точек. Рассмотрим их подробнее:



LO. В комплекс входит свободно распространяемая программа заказа товаров покупателями или своими торговыми точками. Обычно заказы (посылки) пересылают по электронной почте, хотя возможно и на любых носителях информации, например дискетах. Суть технологии состоит в том, что: Вы создаете в электронном виде посылку, содержащую сведения о товарах, ценах для покупателя и возможно остатков.

Кроме этого пересылается акт выверки с покупателем. Затем покупатель/торговая точка при помощи программы «Заказы LO» на основе данных посылки формирует заказ, который пересылает в электронном виде поставщику (пользователю Lack). После чего поставщик автоматически обрабатывает заказ, формируя отгрузочную накладную на покупателя. При этом программа ведет и контролирует список «не удовлетворенных» заказов.


КПК. Реализована интеграция с системами «МТ Мобильная торговля», «Оптиум», [«Foenix» /УДАЛЕНА/]. На карманный компьютер передаются остатки товаров, клиенты торгового агента, долги, просроченные накладные. На КПК составляется заказ, который автоматически обрабатывается в подсистеме предварительных заказов системы Lack.

LVZ. Эта система заказов эмулирует систему заказов КПК на персональных компьютерах (Notebook), что во многих случаях дешевле, чем использование карманных компьютеров. Кроме этого в данной системе реализован «драйвер», позволяющий автоматически переводить заказы «внешних» покупателей сформированные в структурированном виде, например в таблицах Excel в формат системы LVZ. В отличии от Lo система работает по нескольким покупателям – пачка наименований и реквизитов передается в LVZ.


Не распределенные документы. При отгрузке (выписке отгрузочных накладных) товаров или их между складской передаче программа изменяет остатки по складам, что не всегда удобно.
Не распределенный межсклад. /УДАЛЕНА/ Используется для предварительной выписке документов даже когда нет товара на складе источнике. После его появления производится автоматическая выписка документов и изменение остатков на складе. Данная техника используется так же для выписки однородных документов и системы заказов своих торговых точек.
Не распределенная отгрузка. /УДАЛЕНА/ Используется как системы выписки и контроля счетов на предварительную оплату, а самое главное является системой позаказной торговли, то есть Вам не надо закупать и хранить товар. Собираются заказы покупателей, делается сводный заказ перед поставщиками, привозится товар, автоматически создается отгрузка на клиентов (распределение). Здесь так же формируется список неудовлетворенных заказов. То есть можно работать на «чужих» деньгах.

Предварительные заказы. То же, что и счета на предварительную оплату, но работает в терминах ассортиментов и используется системами заказов с удаленных КПК и ПК. Данную систему активно используют в производственных фирмах т.к. она позволяет выписать отгрузочные и сопроводительные документы, не имея изготовленных изделий, а затем после изготовления (по заказам можно определить план производства) автоматически создать «реальные» отгрузочные документы с понижением остатков. В данную подсистему внесены все возможности нераспределенной отгрузки и межсклада.



Адреса поставки/погрузки. Каждый клиент имеет список адресов торговых точек, складов, мест погрузки, которые также отражаются в товарных документах. Адрес имеет множество реквизитов, которые используются в технологиях транспортной логистики, замещения реквизитов клиентов при печати документов, анализе операций с клиентом в разрезе его торговых точек. В них так же отражаются и анализируются CRM и мерчандайзинговые реквизиты.

Транспортная логистика. Адрес доставки имеет параметр, описывающий территориальное положение клиента (покупателя). Данный параметр отражается в печатной форме, по нему осуществляется поиск и группирование документов. Анализируется в отчетах, например можно сформировать пакет документов по одному региону – маршруту развоза. Единственно заметим, что тот же результат достижим при использовании техники кодов в основании товарных документов (см. ниже).

Работа через торговых агентов. Технология относится в первую очередь к фирмам оптовой торговли и производства. Агента прикрепляем к определенным клиентам (магазинам), в реквизиты покупателя вводим некий код агента - КТА. При вводе оплаты от клиента в основание финансового документа также вводим ссылку на агента. Как следствие мы сможем рассчитать (определить):
Процент (зарплату) агента как от товарооборота (в том числе в зависимости от типа отгружаемого товара), так и от прихода денег, доходности операций агента или вообще от прибыльности.
Неоплаченный товар (номенклатуру, количество и сумму) агента («замороженные» активы).
Список «его» накладных (в том числе «просроченных» долгов) и сроки их оплаты. Расчет долей просроченной к общей задолжности и отгрузке.
Рентабельность работы агента (полученный от него доход за минусом затрат, понесенным в процессе его работы).

Динамику работы агента с прикрепленными клиентами как по всем «его» клиентам/товарам так и по произвольной выборке и многое другое.

Сравнить работу разных агентов в плане обслуживания покупателей, сбыте товаров поставщика, приоритеты работы агентов с товарными позициями в любых количественно - суммовых (суммы, количество, вес, объем, литраж, себестоимость) показателях.

Спецификация на покупателя. На группу покупателей можно определить, изменить, распечатать список отгружаемых товаров и цены продажи. Тогда при выписке накладных программа будет выбирать цены из спецификации. Кроме этого данные спецификации используются в автоматизированных системах заказов.

В спецификации можно определить индивидуальные наименования и коды товаров (штрих коды) у покупателя, которые затем используются при печати «внешних» товарных документов, заменяя стандартные наименования программы.

Правильность цен, имен, кодов, а так же соответствие отгрузочных документов спецификации системой контролируются автоматически.


CRM подсистема. Контроль операций с клиентами. Программа позволяет автоматически учитывать и контролировать некоторые нюансы работы с клиентами, вести и контролировать договора поставок, разделять контрагентов по категориям. Для покупателя /поставщика можно определить форму оплаты и тип цены продажи, по которому на него будет осуществляться отпуск товаров и имеются механизмы контроля цен продажи для покупателей. На клиентов можно определить правила работы с ними - это как минимум уменьшит число ошибок младшего персонала, тем более, что персонал и не обязан знать правила работы с клиентами:
Автоматизированные отсрочки. Можно задать правило определения отсрочек по приходным и отгрузочным накладным (число дней или оплата по определенным дням) и программа сама будет определять дату отсрочки платежа в товарных документах.

Контроль просроченной оплаты. В зависимости от конкретного покупателя можно определить реакцию программы на наличие у него неоплаченных накладных, у которых закончился срок реализации на момент выписки ему новой отгрузки. В зависимости от статуса (прав) оператора программа или предупредит об этом или вообще запретит отпуск товара покупателю.

Контроль по товарному кредиту. Можно определить общую сумму неоплачиваемого товара, на которую разрешена отгрузка (число накладных не определяется). При превышении данной суммы программа запрещает выписку новой накладной (при превышении суммы во время выписки ограничивается предупреждением). Имеются отчеты, позволяющие оптимально определять сумму товарного кредита, в зависимости от дохода приносимого клиентом и его дисциплине оплаты.
Абсолютный запрет отпуска конкретному клиенту, при этом оплату от него, возврат товара от покупателя и так далее программа разрешает делать.
Запрет отпуска при наличии просроченных накладных от покупателя.
Анализ и запрет отпуска для определенных покупателей (параметры клиента) определенным оператором. Программа анализирует число просроченных накладных и число дней неоплаты накладных.
Контроль максимального числа не до конца, оплаченных накладных или числа дней неоплаты.
Контроль лицензий и договоров поставок. На каждого клиента могут определяться реквизиты договора поставки или ограничения лицензии, тогда программа автоматически контролирует данные атрибуты.
Прочие параметры. Ведение дат рождения руководителей и контактных лиц, прочих дат и заблаговременное предупреждение от этих и других событиях. Контроль мерчандайзинговых атрибутов клиента или его торговых точек.

Замечание. Все CRM правила действуют на взаимоотношения как с покупателями товаров и услуг, так и на взаимоотношения с поставщиками.


Расчеты с работниками и прочими клиентами фирмы. Вводим некоторого клиента, например работника и отражаем все операции с ними, в результате будем иметь возможность анализа данных по нему в любом разрезе.

Техника умолчаний. При вводе документов определяются только реквизиты, требуемые по закону или определяющие алгоритмы расчетных атрибутов документов. Но на каждый тип документа имеется множество дополнительных реквизитов, которые задаются автоматически и которые можно переопределять в любой момент времени. При изменении переопределяются реквизиты связанных с исходным документов.


Специализированная печать документов. Программа не имеет ограничений на обслуживание одной копией несколько фирм одновременно, например, ведется централизованный учет нескольких магазинов (складов), принадлежащих одному хозяину, но формально относящихся к разным «юридическим лицам». Проблемы, связанные с разными атрибутами первичных документов, решаются через специализированную печать документов. Кроме этого часто нужно видеть документ не в его ценах, а каких ни будь других, например приход в ценах продажи или доход по отгрузочной накладной. Кроме этого любой документ можно распечатать в графическом виде через систему ХБК. Параметры клиентов можно замещать параметрами адресов поставки/погрузки.

Замечание. Общее правило можно сформулировать. Программа позволяет распечатать любой документ, от любого клиента любому клиенту в любых ценах. А так же данная возможность активно используется и для защиты от контролирующих органов.

Замечание. Альтернативно в программе используются оптимальные по расположению информации, полностью удовлетворяющие законодательству формы документов и формы максимально приближенные к формату программ семейства 1С – к сожалению многие бухгалтера не понимают отличающиеся от формата 1С первичные документы.

Складская логистика. Торговую площадь предприятия можно разделить на логические (реальные) склады, каждый склад разделен на зоны, зоны на стеллажи, стеллажи на полки. По каждому складу определяется матрица ассортиментов, где каждый ассортимент (товар) имеет атрибуты – адрес хранения (зона/стеллаж/полка), минимальный (максимальный) остаток, цену продажи. Привязка товаров к адресам производится на основании данных ABC/XYZ анализа товаров. Используя эти данные, программа пока может:

Печатать схему склада, список неиспользуемых адресов, остатки товаров в разрезе адресов хранения, что полезно при ревизиях или планировании перемещения товаров.

Автоматический подбор неиспользуемых участков склада под планируемое поступление товаров от поставщика или с другого склада.
Формировать товарный документ любого типа по адресам хранения, в порядке расположения адресов (оптимальный обход склада при наборе).
Печать схемы расположения товаров по нераспределенным и виртуальным накладным – планирование выкладки.
Печать наклеек на коробки, метки складских зон.


Сетевая торговля. Это современная система организации торговли на группе предприятий. /УДАЛЕНА/ Схематично это выглядит:


Товары приходят от поставщика на распределительный склад (они могут поступать и непосредственно на торговую точку, но документы все равно проводятся через центр), от куда производится передача их на торговую точку.

С торговой точки (филиала оптового предприятия) отпускается товар покупателям, допустимо и на реализацию, сведения, о чем передаются на распределительный склад, где они вводятся в компьютер. Передача товаров между точками проводится через центральный склад.

Таким образом на центральном складе (офисе, компьютере) хранится информация как по работе всей фирмы так и любого его подразделения в единой базе данных. Программа позволяет анализировать работу всей фирмы, одного подразделения, группы складов как отдельно так и в сравнении (например посмотреть схему распределения товаров по складам или схему ухода товаров по складам как в количественном так и денежном выражении). Рентабельность рассчитывается так же по любым объектам учета.

Торговые точки могут иметь компьютеры. Реализованы механизмы для автоматизированной передачи документов между точками и их автоматической обработки (товар уникально идентифицируется глобальным кодом, а клиенты через ИНН). Передача производится как через дискеты, так и по телефонным каналам. Цены продажи, по которым работают точки могут быть фиксированные или произвольные. Торговые точки передают данные о товарно-денежных операциях на центральный склад, которые автоматически вносятся в центральную базу данных.


Имеется система заказов товаров со складов, составления сводного заказа перед поставщиками и автоматизированное распределение прихода по точками. Причем для увеличения оперативности документы на распределительный склад могут поступать с задержками, хотя весь данный оборот учитывается в момент ввода заказов, т.е. уже имеется предварительная информация.

Автоматизированный обмен документами. Отгрузочную накладную можно выгрузить в электронном виде в формате для закачки в 1С Торговлю или для передачи в систему Lack стороннего подразделения или пользователя данной системы (другая фирма). «Последняя» посылка автоматически формирует приходную накладную в «принимающей» программе с определением цен и прочих атрибутов товаров.

Возможна организационная структура фирмы, где отпуск товаров и оформление документации производится на складах, а анализ данных и ввод финансовых документов производится «в офисе». При этом финансовые документы автоматически заносятся в учетную систему склада.


Электронная сертификация. Для оформления отгрузки печатается множество типов сопроводительных и платежных документов. Кроме этого по каждому товару накладной отделом сертификации подбирается комплект сопроводительной документации, например сертификаты, качественные удостоверения, «таможки», письма и т.д.

Помимо того, что подбор документов занимает много времени, возможны ошибки при подборе документов, что «грозит» большими штрафами. Для решения этих проблем используется технология - документы сканируются и их графические образы помещаются в электронный архив, привязываясь к товарам.

По отгрузочной накладной, по каждому ее товару автоматически печатается комплект сопроводительной документации, на которой необходимо только будет проставить печать фирмы. Задача особенно актуальна для алкогольных дистрибьюторов и производителей.

Анализ информации и принятие решений.



следующая страница >>