sotrud.ru   1 2 3 4



Карта распределения товаров. Программа позволяет контролировать остатки товаров по любым подразделениям (складам, цехам), как при построении отчетности (отдельно по подразделениям, группе подразделений, одновременно по набору подразделений) так и в любых оперативных режимах. Это дает возможность оптимизировать запасы товаров, т.е. не создавать излишки на складах и как следствие направить высвободившиеся средства, например на расширение ассортимента.

Использование системных меток. Программа позволяет Вам определить собственный структурированный код для клиента, товара, ассортимента и так далее, а так же любого документа, который даст Вам возможность анализировать эти объекты в критичных (полезных) для Вас разрезах. Система ни как не контролирует правильность ведения этих кодов, тип заносимых в них информации, например товары можно кодировать по принципу «проводимости» или определять степень полезности товара для предприятия. Технология ведения системных меток (внутрифирменных кодов) состоит из возможностей по пометке объектов и обработки данных:
Определение кода в справочниках, товаров, клиентов, ассортиментов при заполнении карточки и отражения его при просмотре соответствующего справочника.
Ограничение данных в ряде отчетов и оперативных режимов, контекстом (буквами из кода) системной метки.
Автоматизированное определение группы объектов (товаров, клиентов и т.д.) по критериям меток при аналитике групп объектов (смотрите описание технологии групп).

Используя данную технологию можно получать ответ на самые экзотические вопросы, которые возникаю в процессе работы фирмы. Например: Каков доход (прибыль) получен от продажи элитных спиртных напитков по супермаркетам Ленинского района города Саратова; Какова сумма налога НДС должна быть принята к зачету за поставку медикаментов Московскими поставщиками за проводимый товар.

Свободный код товара. Техника (параметр) аналогичный понятию системной метки, но программа контролирует корректность ведения данного атрибута и под него выделен отдельный справочник. В частности он используется при построении отчетности в органы статистики.


Технология группирования объектов. Касается элементов справочников и любых видов документов. Обычно, при построении отчетов или изменении данных, программа запрашивает коды клиента, товара, раздела и т.д. Вам предлагается выбор из одного или всех объектов, но если Вам нужен анализ нескольких объектов, Вы строите несколько отчетов и суммируете данные по ним «в ручную» или консолидируя их в электронных таблицах.

Альтернативный подход. Вы в соответствующем справочнике отбираете несколько элементов и по ним, считая его за один, строите единственный отчет. Данный подход применяется в группе отчетов «Аналитика групп объектов» и как альтернативная ветка во множестве других отчетов. Данная технология развивается, кроме анализа в следующем направлении, если Вам надо совершить действие над группой элементов справочников, документов – Вы помечаете их и совершаете с ними одно действие, например удаляете или печатаете пачку документов.

Типичными операциями в справочниках при работе с группами являются отбор элемента, снятие всех пометок, инвертирование пометок, отбор по буквам наименования, системной метки, групповое изменение реквизитов справочника и так далее.

Ассортимент. Наряду с понятием раздела учета (поставщика, алкогольного кода и т.д.) в справочнике товара определяется код ассортимента, к которому относится товар. Данная технология позволяет рассматривать группу товаров, в частности одноименных, но с разными кодами как единственный товар, контроль которого ведется по суммам операций и количествам товаров. Это позволяет легко оценивать основные параметры бизнеса, не анализируя множество строк с товарами (различающихся только системными кодами). Кроме этого данная технология позволяет выделить из всей номенклатуры товаров только те, которые являются базовыми для Вашего предприятия, сконцентрировав анализ на данных позициях.

Так же здесь определяется понятие ассортиментного минимума по запасам склада, то есть количество товара запас которых не должен падать ниже определенного значения, рассчитываемый с учетом срока подвоза новых партий товаров. Программа автоматически контролирует запас в разрезах ассортимента и сообщает Вам о необходимости закупок товаров. Некоторые фирмы используют данную технику для ведения учета по партиям.


Заметим, что на понятии ассортимента построены системы производства, предзаказов, в том числе с КПК, индивидуальных прайсов клиентов, система складской логистики.



ABC технология. Известно, что 30% номенклатуры товаров дают 70% товарооборота. Иногда необходимо разбить всю номенклатуры товаров на группы по даваемой ими выручке и производить как совместный анализ по всей номенклатуре, так и по каждой из групп. Что касается товаров, то данный анализ начал появляться в некоторых тиражных программах, например конфигурация 1С фирмы «АСТОР ВЦ».

Программа Lack позволяет производить ABC (от 2 до 9 групп) анализ по любым товарным объектам (товары, поставщики, покупатели, разделы учета, склады и т.д.), в различных срезах (товарооборот, доход относительно любой цены закупа, количество, вес, объем и т.д.). Позволяет использовать любые комбинации ABC критериев при построении отчетов и в оперативной работе с документами.

XYZ технология. Это вариант ABC анализа, но оценивается частота покупок, что позволяет оптимизировать хранение товаров на складах или выкладку товаров на полках магазинов. Совокупность ABC/XYZ показателей позволяет анализировать привлекательность товаров (покупателей, поставщиков, групп товаров) для фирмы, расположив объекты в «академической» сводной таблице, что также программа умеет делать (понятия часто и много определяются при проведении ABC/XYZ анализа товарных объектов):



ABC/XYZ (список объектов)

A

B

C

X – список

Берут часто и много


Часто и средне

Часто, но мало

Y – список










Z – список







Берут мало и редко



Дистрибьюторская отчетность. Требуют от дилеров импортеры и производители товаров. При огромном разнообразии форм и механизмов подачи информации 98% требований реализовано в нескольких отчетных формах пакета, которые легко выгрузить в электронные таблицы, доработать их и сохранить в требуемом формате.

Динамический анализ. Как правило, любые программы строят отчеты на определенную дату или за определенный период. При желании отследить тенденции в изменении показателей, в развитии фирмы приобретаются «внешние» аналитические системы, например «Аналитик» от фирмы «ИНЭК» (более дешевый способ – составление аналитических электронных таблиц, например в Ms Excel), при этом данные берутся из статических отчетов и «ручками» вносятся в эти программы.
Программа имеет блок отчетов позволяющих сравнивать показатели изменяемые с течением времени разбив период на под периоды (в частности календарные месяца, возможны так же разорванные периоды). Отчеты могут анализировать работу всей фирмы или любых из ее подразделений. Перечислим сравниваемые некоторые показатели:
Товарооборот по любым товарным объектам (ассортимент, товар, поставщики, покупатели, разделы учета, склады и так далее), доход, среднюю наценку, поступление денег. Прогноз на будущее.
Долги, состояние финансов, остатков товаров и тому подобное.

Рейтинги по большому числу показателей. Например, отдачи товаров, покупателей, поставщиков.

Динамику изменения отгрузки по покупателям, в частности обслуживаемых торговым агентом.
Динамику изменения структуры затрат предприятия.
Изменение структуры отдачи (прибыльности) от различных объектов учета (ассортиментов, складов, поставщиков, разделов учета, агентов и так далее).
Динамику изменения цен товаров у поставщиков или своих цен реализации для покупателей.
Остатки товаров в зависимости от их прихода и продажи (суммовые и количественные показатели).
Использования сырья и производства изделий.

Графические отчеты. Отчетная система пакета расширяется графическими отчетами, в которых за счет изменения шрифта и добавления картинок более емко представляются данные программы. Данные отчеты подготавливаются в основных программах, экспортируются в виде «заготовок» в программу ценников, от куда и производится их печать.

Кроме того, структура данных открыта, и по ним можно строить отчеты принципиально, нереализуемые в форматах программы – образцы представлены в программе ценников. Форматы данных пакета доступны в любом генераторе отчетов, например Crystal Report.


Методы уклонения от налогов, защита от проверок.


«Двойной» учет. В реальном бизнесе далеко не все данные по работе предприятия предоставляются контролирующим государственным органам. Программы, входящие в комплекс позволяю отделить официальные данные от реальных данных, строя как полную (по всему реальному учету) так и раздельную статистику по ним.

Кроме этого в пакет встроено (и число увеличивается) более шести бизнес технологий ухода от варварского налогообложения (как ими пользоваться подробно обсуждается при внедрении пакета). В данных технологиях накапливается опыт предприятий, использующих данный пакет, а не теоретические схемы. Например:

Уменьшение налогооблагаемого дохода за счет повышения цены закупа товара из «неофициального» прихода или уменьшение цены продажи при отгрузке.

Подгон под требуемую наценку за счет манипулирования ценами продажи при реализации товаров через кассовый аппарат (сумма продаж, отражаемая в официальной отчетности).
Проведение «левых» оборотов через подставные фирмы и хранение (отражение в отчетности) этих несуществующих операций одновременно с реальными данными.
Работа в одной базе данных с несколькими разнотипными фирмами, например «ЧП» (вмененный налог), «ЗАО» для проводимых операций, «ООО» (регистрация в офшорной зоне) и проведение операций через «удобною» фирму. Аналитику работы можно получать по любой из фирм или по всем сразу.
Различные приемы манипулирования реквизитами и форматами входящих и исходящих документов.
Различные приемы «игры» со ставками налогов на товары. И так далее.


Проводимость документов. Накладные и финансовые документы имеют признак проводимости (обязательности - документ необходимо отразить в бухгалтерском учете). Данный признак, анализируется практически во всех отчетах, и как следствие Вы можете построить любой отчет только по официальным данным или только по не проводимым, а так же по всем, определяющим реальный учет.

При связи финансовых документов с накладными, накладные определяют тип денежного документа и его проводимость (на самом деле накладная определяет его со всеми атрибутами) не зависимо от типа связи и техники ее установки. Если финансовый документ, выписывается независимо от накладной, то его проводимость определяется при вводе документа. Признак проводимости в любой момент можно сменить (независимо от связи, например финансовых документов с товарной накладной).

Операции через банк все являются проводимыми, но признак непроводимости может определять фиктивный документ (или как дополнительное средство учета оборотов). Данные документы иногда используются для обхода ограничений программы в плане контроля «хитрых» денежных средств.

По критерию проводимости можно выгружать данные в другие программы, например 1С бухгалтерия.


«Фиктивная» копия пакета. Суть технологии - при запуске программы реального учета, находящейся, как правило, на скрытых (шифрованных) областях компьютера в открытые области жесткого диска копируется несвязанный набор файлов (при его анализе внешними программами нельзя ничего понять), но достаточный для работы ограниченной программы Lsm, которая настроена на данный набор и имеет минимальный комплект возможностей. Отразим суть технологии в виде диаграммы:





Поддержка целостности и секретности информации.


Страховые копии данных. Компьютерная информация иногда портится из-за сбоев компьютеров или некорректных действий пользователей, кроме этого иногда, например, в случаях «проверок» или передаче техники в ремонт нужно уничтожать реальную бизнес информацию (затем ее нужно от куда ни будь восстановить).

Программа сама контролирует периодичность создания копий данных и если в течении трех дней они не создавались, то запрещает работу с собой до того пока они не будут созданы. Кроме этого данная технология используется для переноса данных между «удаленными» компьютерами. Информация может сохраняться на любое компьютерное устройство (диск другого ПК, дискета, Zip, Flash, магнитная лента и так далее).

Глобальная стандартизация. Данная техника обеспечивает резкое уменьшение ошибок ввода, доступность информации и определяется абсолютным единообразием используемых приемов работу, местоположением информации, единым стилем сообщений «помощников». Для освоения оперативных режимов всего пакета достаточно освоения любого одного режима. Для использования отчетной системы достаточно научиться пользоваться одним, произвольным сложным отчетов. Не «потеряться» помогает подсистема «помощников».

Контроль ввода. Любое значение, вводимое в программу проверяется на логическую противоречивость с раннее введенными данными в текущем либо связанном документе. При этом, в зависимости от ситуации пакет реагирует:

Автоматически исправляет ошибку, если вариант значения четко рассчитывается относительно раннее введенных значений.
Подробно поясняет суть ошибки и дает рекомендации по ее исправлению. Текст сообщения, время его задержки зависят от пола работника – фразы для женщин более корректны, подробны и время задержки больше, что сильно раздражает мужчин – для них свои реакции пакета.
Блокирует доступ к операции, если пакет уверен, что данным режимом оператор абсолютно не владеет.

Запуск нескольких копий программы на одном ПК. Данная технология резко увеличивает производительность труда работников т.к. можно на одном ПК запускать копии программы обслуживающие разные фирмы (объекты учета) в одно время и одновременно работать с ними или на одной копии вводить, а на другой анализировать информацию. Количество запускаемых копий, в том числе в «окнах» зависит от основной операционной системы, например в Windows 9x можно две копии, а в Windows NT/2000/XP/Vista до 18 копий. Быстродействие программы при этом сильно зависит от мощности компьютера.

Локальные временные данные. Для пользователя можно задать режим, по которому временные файлы, промежуточные отчеты и расчеты могут хранится на локальном компьютере, что резко увеличивает быстродействие системы.

Логическая устойчивость данных при работе в сети. Бедой практически всех дешевых (< $1.000) и даже некоторых дорогих, например «БЕСТ», « ПАРУС», «ДОМИНО» программ торгово-финансового учета является отсутствие возможностей контроля логики данных при одновременной выписке однотипных документов. Например, если в одно и тоже время отпускать (списывать и т.д.) один товар со склада можно получить отрицательный остаток на складе.

Программа контролирует данные ситуации при расходе товара и в случае возможности получения отрицательных остатков, исправляет количества, введенные в документы пользователем, о чем сообщает ему, или запрещает сохранение данных. Заметим, что логика финансовых данных автоматически не контролируется, но это легко сделать через отчеты.


Блокирование совместной работы с документом. Изученные мной программы имеют две крайности – первая во время изменения документа одним оператором, другой его даже не сможет распечатать, вторая несколько человек могут работать (изменять) один документ. При этом с «большими» документами работа может быть длительной по времени.

В пакете реализован подход – во время изменения документа одним оператором для других он и все связанные с ним документы доступны исключительно для чтения/печати.

Контроль логической целостности данным. Когда производители программного обеспечения Вам обещают абсолютную целостность данным при работе со своей прикладной программой, то они попросту Вас обманывают. При использовании программ возможны сбои оборудования (операционной системы), приводящей к разрушению данных или ошибки пользователей приводящие к логической противоречивости данных. Все это можно заметить (но не исправить) на противоречиях отчетов или при обнаружении «потери» документов, хранимых программами, например при сверках с клиентами.

В Lack так же могут разрушаться данные и так же пользователь может «обмануть» защиту логики программы, тем более, что это иногда допускается, но все это обнаруживается подсистемой анализа логической целостности данных. Часть ошибок можно исправить средствами самой программы, часть «внешней» программой обслуживания баз данных (обучение этим технологиям производится на этапе внедрения), часть ошибок программа «вылечивает» сама, а иногда придется воспользоваться страховыми копиями.

Если данные логически целые, то программа советует произвести их сохранение, что бы при обнаружении разрушений использовать заведомо «целые» данные. Данная процедура занимает не более минуты и место хранения данной страховой копии контролируется системой самоуничтожения программы. Периодичность проверки логики контролируется самой программой.


Автопроверка данных. Возможно настроить систему проверки логики, что бы она проверялась автоматически. Здесь используется планировщик заданий операционной системы и процесс контроля не зависит от человеческого фактора.

Поиск дублей. Иногда операторы ошибаются и вводят несколько экземпляров одного документа, например вместо изменения отгрузки вводят ее повторно. Имеются механизмы поиска схожих однотипных документов любого вида.

Запрет документов к изменению. Работник с высоким уровнем доступа к режимам программы может запретить к изменению или удалению любой документ (строку соответствующей таблицы) с целью недопущения подтасовки информации другими работниками.
Программа автоматически контролирует эти операции и запрещает изменение документов с данным признаком, а работники, при отсутствии прав на установку запретов снять запрет не могут. Даже если у Вас полное доверие между работниками, данная технология призвана блокировать случайные изменения данных, которые могут происходить по невнимательности при работе с программой со стороны пользователей.

Рекомендация. Если документ полностью отработан, то есть по накладным товар оприходован и оплачен, финансовая операция произведена, то запретите его к изменению. Данный режим не ограничивает возможность его (документа) просмотра, исправления и анализа при наличии соответствующих прав.

Доступ к режимам. Для каждого пользователя доступ к программам, меню, режимам, документам или форматам отчетов устанавливается индивидуально в подсистеме определения доступов (для входа в данную подсистему нужно знать пароль администратора). Заметим так же, что можно запретить даже просмотр списка документов и доступ к подменю программы. Для справочников можно запретить доступ к ним или изменение их элементов. Для оформления документов можно определить разрешенные к изменению атрибуты для конкретного работника, например запретить оформление бесплатных документов или изменять документы «задним» числом.


Кроме этого имеется системный пароль, который используется при назначении паролей пользователям, доступе к настройке программы, доступе к подсистеме определения прав пользователей, очистке журнала учета операции и еще в некоторых других системных режимах и, который должен знать только один работник предприятия. Стандартный системный пароль пакета VICTORY, но его можно изменить, а если забудете, то вернуться к стандартному системному паролю, удалив новый пароль.


Журналирование. Программа отслеживает и записывает в системный журнал все операции, связанные с изменением данных (в том числе удаление, изменение), собирает в нем статистику по использованию режимов программы (времени работы), так же фиксирует попытки доступа к секретным данным фирмы, способы завершения работы с режимами (программой), позволяет анализировать загрузку персонала. Данный журнал можно анализировать средствами самой программы. Заметим только, что информация в журнале растет очень быстро и ее нужно периодически архивировать (записи в архиве доступны для анализа). При необходимости в журнал будут записываться образы удаляемых/изменяемых документов, т.е. документы можно будет восстановить.

Также здесь сохраняется и анализируется статистика по сбоям компьютеров и некорректной работе пользователей, что дает механизм выявления «узких мест» в работе программно-аппаратного комплекса.

Статистика. Программа так же отслеживает доступы ко всем режимам пакета, в том числе из своих внешних копий (отчетной программы) с запоминанием режима, даты, времени, пользователя – система контроля работы персонала и использования пакета.

Дублирование отчетов. Можно задать режим, по которому любой печатаемый отчет будет сохраняться в «секретном» каталоге, т.е. можно отследить все попытки персонала анализировать данные. /УДАЛЕНО/

Изменения документов. Программа позволяет при необходимости изменить любой документ в любом периоде времени. Если конечно у Вас имеются права, при этом данные об изменении заносятся в журнал учета операций. Данная возможность обязана быть в любой программе, но во многих пакетах она отсутствует, то есть, например ни в одной изучаемой мной программе нельзя «задним числом» было изменить скидку на приходную накладную (у многих поставщиков скидка зависит от сроков оплаты).


Обнуление программы. Вообще данная технология связана с ограничением программы на объем хранимой информации (примерно 1 000 000 операций – характерный недостаток файл - серверных систем), но ее так же используют по соображениям секретности, когда не хотят хранить данные за большой период времени. Старую копию данных оставляют как архив для анализа и работают с новыми данными. Процедура автоматическая, при использовании, которой переносятся в новую копию остатки товаров (как приход от поставщиков), долги клиентов (через начальное сальдо) и остатки денежных средств. Возможно сохранение не до конца оплаченных приходных и отгрузочных накладных.

Хранилище информации. В комплексе имеется программа lsi (хранилище информации). Данная программа читает и импортирует данные основной программы, вне зависимости от ее версии и позволяет по этим данным производить анализ, в том числе тот, который в силу технологических ограничений нельзя получить в основной программе. Кроме этого в данную программу можно «сливать» данные с разных торговых точек (например, складов/магазинов, ведущих раздельный учет) или даже разнотипных фирм (например, предприятия холдинговой структуры) с целью получения консолидированной отчетности. Так же данная программа умеет прогнозировать деятельность фирмы, тенденции работ с клиентами, планировать закуп товара и так далее (на основе экономических теорий и методов). Структура данных lsi позволяет хранить и очень быстро обрабатывать (в несколько раз быстрее, чем основной программе) огромный объем информации (до десяти миллионов операций, система Lack до 1 000 000 операций) и данная структура оптимизирована под задачи маркетинговых исследований (программа уже имеет несколько таких технологий). /УДАЛЕНО/


Приемы учета особенностей работы фирм.



<< предыдущая страница   следующая страница >>