sotrud.ru 1


Содержание:
1. Простой отбор данных.

2. Отбор данных с помощью операторов.

3. Использование при фильтрации данных символов подстановки.

4. Сложный отбор.

5. Как найти нужную запись.

6. Сортировка данных.

7. Промежуточные итоги.


1. Простой отбор данных.
Чаще всего нужно видеть все данные в таблице. Однако иногда желательно, чтобы на экране отображалась только их часть. Excel позволяет временно "отфильтровать" данные, отобрав для визуализации только те, которые удовлетворяют определенным условиям. После того, как база данных отфильтрована, оставшиеся записи можно просматривать, редактировать, копировать или печатать, как и целые таблицы Excel.

При автофильтрации не происходит удаления данных из таблицы. Они лишь становятся временно невидимыми.

Из меню Данные выберите команду Фильтр, а из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр.
Чтобы отменить действие автофильтра (при этом станут видимыми все записи и исчезнут элементы управления в виде кнопок с изображением указывающих вниз стрелок рядом с именами полей) еще раз выберите из меню Данные команду Фильтр, а из вложенного меню — пункт Автофильтр.

Теперь рядом с именем каждого поля появился элемент управления автофильтром — кнопка с изображением стрелки. С помощью этих кнопок можно фильтровать список по значениям соответствующих полей (столбцов). Щелкните на любом элементе управления автофильтром. Раскроется список, в который входит содержимое всех ячеек в столбце, а также несколько специальных элементов, таких, как (Все), (Первые 10...) и (Условие...).

Если выбрать из списка некоторый элемент, все записи, не удовлетворяющие этому значению, будут "отфильтрованы" и станут невидимыми.

При фильтрации списка Excel изменяет цвет номеров строк, что служит напоминанием о том, что показан не весь список. Элементы управления автофильтром рядом с именами отфильтрованных полей также изменят цвет, показывая, что соответствующие записи скрыты.

Если потребуется снова сделать видимыми все записи, выберите из списка, с помощью которого осуществлялась фильтрация данных, пункт (Все).

Чтобы вывести на экран первые 10 значений определенного поля—или первые 8, или первые 3, и т.п. — выберите из соответствующего списка пункт Первые 10. При этом появляется диалоговое окно Наложение условия по списку (Первые 10—число весьма приблизительное: в этом диалоговом окне можно выбрать просмотр от 1 до 500 элементов). В левом окне выберите необходимое количество значений.

Можно также просмотреть не начало списка, а конец, выбрав в среднем списке не наибольших, а наименьших, а также не абсолютное количество элементов списка, а долю в процентах (выбирается в правом списке).

После того, как режимы фильтрации установлены, щелкните на кнопке ОК, и на экране появится отфильтрованная версия списка.

2. Отбор данных с помощью операторов.
Иногда необходимо отобрать записи, значение поля которых лежит в некотором диапазоне. В таких случаях нельзя просто воспользоваться одним из режимов автофильтрации. Необходимо осуществлять отбор в режиме Условие и использовать специальные операторы сравнения, задающие диапазон отбираемых значений.

Щелкните на элементе управления автофильтром того из полей, по которому хотите провести отбор. Из раскрывшегося списка выберите пункт Условие. Появится диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В верхней правой строке введите число или фрагмент текста, который будет использован в качестве фильтра. Из верхнего левого списка выберите оператор, определяющий способ сравнения с введенным числом или фрагментом текста. В списке приводится полный набор операторов сравнения: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, и т.п.


Щелкните на кнопке ОК, в результате чего список будет отфильтрован, и записи, не удовлетворяющие указанным условиям, временно исчезнут с экрана.

Чтобы вновь вывести на экран все записи, воспользуйтесь командой Данные | Фильтр, после чего из появившегося вложенного меню выберите команду Отобразить все. Того же результата можно добиться, выбрав пункт (Все) из списка, использованного для фильтрации.


3. Использование при фильтрации данных символов подстановки.
Иногда вы действительно имеете весьма четкое представление о том, какие именно данные нужны. Однако чаще всего такой точной определенности нет. Используя символы подстановки, можно применять более одного фильтра или проводить отбор более чем по одному полю.

При поиске определенных записей Excel не различает строчные и прописные буквы. Иными словами, не имеет значения, будете ля вы, задавая параметры поиска, набирать слова заглавными буквами, строчными или теми и другими вперемешку.

В случае отсутствия элементов управления автофильтром выделите любую ячейку списка и выберите из меню Данные команду Фильтр, и из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр. Отмените также все предыдущие критерии автофильтрации, если хотите проводить отбор по всему списку.

Щёлкните на элементе управления автофильтром того поля, по которому хотите провести отбор.

Выбрав пункт Условие, откройте диалоговое окно Пользовательский автофильтр. Введите значение, которое хотите использовать для фильтрации.

Щелкните на кнопке ОК, после чего автофильтрация будет выполнена. Если потребуется снова вывести на экран все записи, воспользуйтесь пунктом (Все) из раскрывающегося списка автофильтра.

При поиске фрагмента, содержащего некоторую цифру или букву, которая не обязательно должна оказаться в начале слова или числа, введите знак * ("звездочку"), искомый символ и еще одну "звездочку". Знак вопроса (?) — это символ подстановки, заменяющий любой единичный символ.


Символы подстановки можно использовать не только с оператором равно.
4. Сложный отбор
Оставшиеся два списка диалогового окна Пользовательский автофильтр предназначены для проведения более сложного отбора — поиска записей, удовлетворяющих не одному, а сразу двум критериям, или записей, удовлетворяющих хотя бы одному из двух критериев.

При вводе в диалоговом окне Пользовательский автофильтр двух критериев порядок их следования не имеет значения.

В случае отсутствия элементов управления автофильтром выделите любую ячейку списка и выберите из меню Данные команду Фильтр, и из появившегося вложенного меню — пункт Автофильтр.

С помощью элемента управления автофильтром откройте список поля. Выберите из списка пункт Условие. В результате откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр. В нем, с помощью двух верхних списков, введите первый критерий фильтрации. Теперь в нижней строке введите второй критерий. Обратите внимание, что выбран режим И.- это означает, что Excel будет искать записи, удовлетворяющие обоим критериям одновременно. Если запись будет удовлетворять только одному критерию, то программа уберет ее с экрана. Щелкните на кнопке OK, после чего фильтрация будет выполнена. Если нужно отобрать записи, удовлетворяющие хотя бы одному из указанных критериев, выберите режим ИЛИ.


5. Как найти нужную запись.
Если результатом поиска должно быть не множество записей, а единственная, то следует воспользоваться командой Форма. Эта команда находит нужные записи, выводя их по одной в специальном диалоговом окне. Команда Форма предоставляет пользователю еще один способ просмотра данных, позволяя ему редактировать, удалять и вводить новые записи.

Активизируйте любую ячейку в списке и выберите из меню Данные команду Форма.




Появится диалоговое окно формы. Имя в строке заголовка соответствует названию листа рабочей книги Excel. Обратите внимание на то, что в левой части диалогового окна перечислены имена всех полей списка, а против них стоят данные первой записи списка. Для поиска записей, удовлетворяющих определенному критерию, щелкните на кнопке Критерии. Далее щелкните на строке, данные в которой будут критерием. Введите значения, по которым хотите провести отбор. Щелкните на кнопке Далее, если хотите, чтобы поиск проводился ниже текущей записи, и на кнопке Назад, если поиск должен проводиться перед текущей записью. Чтобы повторить поиск с теми же критериями, необходимо повторно щелкнуть на одной из этих кнопок.

Чтобы снова получить возможность просмотра всех записей, щелкните на кнопке Критерии и затем — на кнопке Очистить, в результате чего все критерии будут отменены. После этого щелкните на кнопке Вернуть. Теперь можно, используя кнопки Далее и Назад, просматривать все записи в списке.

Можно также найти - набор записей при помощи операторов сравнения (=, <, >, <=, >= и <>).

После того, как просмотр записей окончен, можно закрыть диалоговое окно Форма, щелкнув на кнопке Закрыть или на стандартной кнопке закрытия окна, расположенной в его верхнем правом углу.

На изменения, которые можно внести в запись в диалоговом окне Форма, накладывается ряд ограничений. Новые записи можно добавлять только в конец списка. Кроме того, можно изменять значения только тех ячеек, которые содержат данные. Значения ячеек, содержащих формулы с названия полей выводятся как текст на сером форе диалогового окна. Их изменить нельзя. В диалоговом окне Форма, помимо просмотра выбранных записей, можно также добавлять новые записи. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Добавить и ввести данные в появившиеся пустые поля, после чего нажать клавишу Enter. В этом диалоговом окне можно также удалять данные. Для этого найдите удаляемую запись и щелкните на кнопке Удалить. Наконец, это окно позволяет также редактировать записи. Для этого выберите в нем нужную запись, внесите необходимые изменения и нажмите Enter.

6. Сортировка данных.
Сортировка — переупорядочение записей в списке на основании содержимого одного или нескольких полей. Наверное, самое ценное свойство сортировки в Excel — это практически неограниченные возможности. Если вы отсортируете список одним способом, а потом пожелаете посмотреть на него в другом ракурсе, достаточно повторно отсортировать список, воспользовавшись другой командой сортировки.

На всякий случай лучше сохранить рабочую таблицу непосредственно перед сортировкой. В этом случае, если сортировка пройдет не так, как планировалось, можно будет закрыть рабочую таблицу без сохранения и открыть ее снова в виде, предшествовавшем сортировке.



Активизируйте любую ячейку в списке и выберите из меню Данные команду Сортировка. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона.

В разделе Сортировать по щелкните на кнопке управления раскрывающимся списком, в где перечисляются поля (столбцы), по которым можно проводить сортировку. По умолчанию Excel сортирует данные в порядке возрастания (от А до Я, от меньшего к большему, от более ранней даты к более поздней). Если нужно произвести сортировку в порядке убывания (от Я до А, от большего к меньшему, от более поздней даты к более ранней), выберите в разделе Сортировка по режим по убыванию вместо режима по возрастанию.

Для задания порядка вторичной сортировки строк, имеющих совпадающие элементы в столбце, по которому проводилась первичная сортировка, предусмотрены два дополнительных раздела. Чтобы задать параметры вторичной сортировки, укажите в них поле и порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию), повторив пп. 2 и 3 для второго и, в случае необходимости, для третьего раздела.

По умолчанию в разделе Идентифицировать поля по установлен режим подписям (первая строка диапазона). В этом режиме строка, содержащая заголовки столбцов, не подлежит сортировке. Если в списке строка заголовков отсутствует, и первая строка должна сортироваться наравне с остальными, выберите режим обозначениям столбцов листа.


После установки всех необходимых параметров в диалоговом окне Сортировка диапазона щелкните на кнопке ОК. Сортировка будет выполнена.
Чтобы быстро упорядочить список по возрастанию, выделите ячейку в столбце, по которому должна осуществляться сортировка, и щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию на панели инструментов. Этот способ позволяет сортировать только по одному столбцу. Чтобы быстро упорядочить список по убыванию, выделите ячейку в столбце, по которому должна осуществляться сортировка, и щелкните на кнопке Сортировка по убыванию.

Если список не был правильно размещен, т. е. не был отделен от остальных данных в таблице, Excel может не определить, какие данные подлежат сортировке. Поэтому перед тем, как воспользоваться командой Сортировка, лучше проверить, правильно ли выбраны записи. (То, что Excel считает списком, будет выделено). Или же можно перед использованием команды Сортировка предварительно выделить сортируемые данные. Однако будьте внимательны — выделяйте записи целиком, в противном случае данные перепутаются.

7. Промежуточные итоги.
Еще один способ управления списком заключается в суммировании содержащихся в нем данных. Если нужно вычислить промежуточные итоги в некотором столбце, этот столбец вначале необходимо отсортировать.

Из меню Данные выберите команду Итоги. Появится диалоговое окно Промежуточные итоги.


В случае необходимости в раскрывающемся списке при каждом изменении выберите поле, по которому осуществлялась сортировка. Промежуточные итоги будут подводиться каждый раз при изменении значения в этом поле. Теперь необходимо выбрать поле, в котором будут выводиться промежуточные итоги.


После окончания настройки режимов подведения итогов щелкните на кнопке ОК. Excel автоматически поместит в список строки с итогами по каждому из отделов.

Чтобы удалить промежуточные итоги, активизируйте любую ячейку в списке и выберите команду Итоги из меню Данные. В появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Убрать все. Однако помните, что эту операцию нельзя отменить с помощью команды Отменить.

Подведя промежуточные итоги, можно вывести на экран различные уровни детализации списка. Если щелкнуть на цифре 1 в верхнем левом углу рабочей таблицы, будет показана только общая сумма. Если щелкнуть на цифре 2, будет показана общая сумма и промежуточные итоги, но не индивидуальные записи. Если щелкнуть на цифре 3, будут показаны общая сумма, промежуточные итоги и все индивидульные записи.
Используемая литература:


1. В.П.Леонтьев «Новейшая энциклопедия персонального компьютера», М-2002г.