sotrud.ru 1

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ


ГОУ ВПО «ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ИНСТИТУТ ФИНАНСОВ УПРАВЛЕНИЯ И БИЗНЕСА

КАФЕДРА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ СОЦИОЛОГИИ

ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Реферативная работа по дисциплине «Операционный менеджмент»


Выполнил: студент группы ИМ801 Макарихин А.В.

Проверила: к.э.н., ст. преподаватель Худякова М.В.

Содержание


Содержание 2

Введение 3

1.Построение четких осязаемых целей 5

2.Определение структуры 7

3.Анализ. Определение возможных улучшений 8

4.Проектирование нового бизнес-процесса 12

5.Внедрение: Реализация решений направленных в будущее 14

Заключение 18

Список источников и литературы 19


Каждая организация живущая в рыночной экономике, должна постоянносовершенствоваться. Таков закон капитализма — «Тот, кто не ест, обязательно будет съеден»

Макарихин А.В.
Введение
В основу выбора темы для написания моей реферативной работы, прежде всего, легло желание, получить более распространенное представление о специфике бизнес-процессов, о существующих и возможных, методах и способах их оптимизации. Так же данная область знаний затрагивает мою будущую профессиональную деятельность и мне как менеджеру в информационной сфере особенно важно понимать всю глубину и значимость бизнес-процессов для принятия адекватных управленческих решений.

Оптимизация бизнес-процессов — это сложный процесс, который произрастает на основе анализа текущих данных по предприятию, с целью при необходимости: увеличение производственных мощностей, сокращение издержек на производство, увеличение выхода продукции при повышении уровня сбыта в текущем сегменте рынка и т.д. Оптимизация в данном контексте — процесс очень трудоемкий, занимает большое количество времени и средств, потому-что конечное решение, которое будет принято должно быть объективным и обоснованным, а так же строится, как минимум на положительных прогнозах.Такой анализ ситуации и прогноз занимает не 2-3 дня, а 3-4-6 месяцев, иначе предприятие может понести колоссальные убытки, грубо говоря: «Хотели, как лучше, а получилось как всегда!».


Практически все компании, за исключением только гос. корпораций, нуждаются в оптимизации бизнес-процессов, потому-что предела совершенству не существует, а с учетом того, что рынок это крайне не стабильная субстанция и очень динамичная в своей основе, в которой правила диктуются только её участниками, появляется необходимость оперативного реагирования на изменения в среде и в этой связи имеет смысл осуществление мониторинга и корреляции состояния среды с состоянием нашей организации. Компания, которая постоянно стремится и развивается, не может не иметь в своей структуре, отдельное подразделение занимающееся вопросами оптимизационного характера, и успешней будет та компания, которая не скупится за данными технологиями, потому-что уже очевидно, что за ними будущее.

Объект:Операционный менеджмент.

Предмет: Оптимизация бизнес-процессов.

Цели:Основной целью данной работы является изучение подхода по оптимизации бизнес-процессов на предприятия, их предпосылок и итогов.

Задачи:Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие задачи:


  1. Определить необходимость адекватной постановки цели оптимизации;

  2. Моделирование структуры предприятия;

  3. Изучение методик проведения анализа, и определения возможных улучшения;

  4. Сформировать представление о проектировании нового бизнес-процесса;

  5. Понимать значимость и ответственность реализации решений;

1.Построение четких осязаемых целей

Прежде чем, что-то менять и вносить некоторые коррективы в организационную структуру, руководитель проекта четко должен представлять: что, как, куда и для чего нужно сделать, проще говоря, он должен определится с целями, которые будут, служить направляющим вектором его действий.

Для адекватного определения целей, руководителю необходимо составить план, который будет отражать все важнейшие стратегические задачи.


В качестве примера приведем цели международной компании «Х.П. БалмерХолдингс»: (цели расположены в порядке от наибольшей по значимости)


  1. Предоставление заказчикам максимальных благ;

  2. Удовлетворение потребностей заказчиков (Эта цель несильно отличается от первой, но это говорит о «точечном» подходе к клиентам);

  3. Обеспечение акционеров высокими доходами;

  4. Повышение рентабельности;

  5. Развитие талантов сотрудников;

  6. Тесное сотрудничество с поставщиками;

  7. Участие в выработке политики национальной пищевой промышленности;

  8. Поддержание благосостояния общества;

  9. Защита окружающей среды.

Так же в плане, должны бытьприложения, четко регламентирующие политику фирмы, включающую в себя: среду фирмы (внутренняя и внешняя), бизнес-процессы фирмы и всю отчетность.

В качестве примера имеет смысл привести широкомасштабную политику компании «Linak», которая осуществляет свою деятельность на рынке высоких технологий уже более 100 лет:

  1. Политика в области качества:В свете интегрированного управления качеством на основе концепции бездефектности, применяемой в процессах разработки, снабжения, производства и обслуживания, компания LINAK стремиться быть ведущим и авторитетным разработчиком и поставщиком качественных электромеханических актуаторов и систем управления.

  2. Экологическая политика:Мы признаем свою ответственность относительно контроля воздействия на окружающую среду. Этим подразумевается что мы посредством предупредительных мер и постоянных совершенствований производства и используемых материалов постоянно несем ответственность и заботимся об охране окружающей среды.

  3. Политика в области производственных условий:Компания LINAK A/S отвечает за контроль воздействий в производственной среде.

    Поскольку важнейшим ресурсом компании LINAK A/S для удовлетворения ожиданий наших заказчиков а также достижения наших целей являются сотрудники, мы признаем нашу ответственность за снижение отрицательных воздействий, которым могут быть подвергнуты наши сотрудники, в случае их возникновения в наших социально-ориентированных производственных помещениях. Компания LINAK постоянно способствует поддержанию здоровых и безопасных производственных условий.


  4. Политика в области инноваций:LINAK A/S постоянно планирует, внедряет и осуществляет контроль выполнения мероприятий по охране окружающей среды, улучшению условий труда и повышению эффективности системы управления качеством.

  5. Правовая политика:LINAK A/S следует требованиям законов и полномочных организаций, а также иных договорных обязательств.

Политика фирмы, как можно заметить, напрямую связана с целями и задачами всего предприятия.

Стоит отметить, что неправильное формулирование целей и определение политики приводит к тому, что, как заметил Питер Ф. Дракер, люди тратят время и силы на тщательное выполнение действий, которые не нужно было предпринимать вообще.

2.Определение структуры

После того, как мы определили цели нашей работы, можно приступать к следующему этапу — это определение структуры предприятия и создание модели, для более распространенного понимания жизненно-важных процессов организации.

Необходимая модель структуры предприятия должна отражать:

  • Цели организации;

  • Первичные процессы;

  • Старшее менеджерское звено;

  • Структурные подразделения;

  • Информацию о подразделениях;

  • Функции и задачи каждого отдельного подразделения;

  • Должностные инструкции каждого отдельного работника;

  • Все виды связей;

  • Финансовую и статистическую отчетность по всему предприятия;

Чем глубже мы сумеем описать наше предприятия, тем быстрее поймем, как оно функционирует на каждом этапе своей деятельности, и тем быстрее сможем выработать подход по улучшению закрепленных в наших целях показателей.

3. Анализ. Определение возможных улучшений

Анализ состоит из трех следующих шагов:

  1. Проведение анализа;
  2. Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками;


  3. Предоставление отчета команде по управлению проектом;

  1. Проведение анализа

Роль, которую сотрудники (члены команды по улучшению процесса, контактных групп и административные сотрудники) играют в проведении анализа, сильно зависит от выбранного направления анализа. Крайне важно вовлечь в анализ соответствующих административных сотрудников. Административными сотрудниками являются те люди, на которых отразятся изменения. Они находятся близко к выполняемым мероприятиям и могут внести полезные предложения. Кроме того, вовлеченность на ранних стадиях людей, выполняющих отдельные мероприятия, облегчает внедрение грядущих изменений. Таким образом, команда по улучшению процесса должна убедиться в наличии необходимого уровня вовлеченности. Это можно обеспечить, если члены команды по улучшению процесса, основываясь на результатах проведенного ими анализа, выберут ряд тем для обсуждения и проведут такое обсуждение с соответствующими сотрудниками. На основе этих обсуждений команда по улучшению процесса может подготовить проект отчета, в котором будут отражены сделанные выводы.

  1. Обсуждение результатов анализа с вовлеченными сотрудниками

Необходимо провести обсуждение отчета с соответствующими административными сотрудниками и менеджерами отделов. В зависимости от широты выполняемого анализа, обсуждение можно провести в форме со-вещаний, проводимых с каждым отделом или с контактными группами.

В ходе этих совещаний участники должны внести свои замечания. Обсуждение не всегда приводит к выработке коллективного решения. Однако исследователи должны запротоколировать результаты анализа.

  1. Предоставление отчета команде по управлению проектом

После проведения обсуждений с отделами и контактными группами команда по улучшению конкретного процесса или группы процессов представляет команде по управлению проектом окончательный отчет. Кроме результатов анализа отчет может содержать предложения по запуску новых административных бизнес-процессов и описание того, как должны быть изменены существующие административные бизнес-процессы. Эти рекомендации формулируются в общих чертах. Команда по управлению проектом должна одобрить эти рекомендации перед окончательным определением изменений, которые необходимо внести в существующие процессы и в план запуска новых процессов или корректировку существующих.


После получения одобрения команды по управлению проектом и рассмотрения всех заключений и рекомендаций групп в одобренные планы изменений будут занесены данные о всех необходимых приготовлениях для модификации процессов, о выполнении дальнейших детальных изучений, о начале новых процессов и т. д. Пример плана этих изменений (Табл.№1).

Таблица №




Код документа:




Фаза проекта: Анализ

Работающая команда: Персонал

Предметная область: Процессы управления персоналом

Составитель документа: Макарихин А.В.

Предмет изменений:Соглашения об изменениях



Процесс

Цель

Содержание изменений

Контроль осущ.

Запланированная дата

40.3

Найм персонала

Ускорение процессов

Определить структуру контроля своевременности выполнения

И.А. Петров

Предложено

03.04.2009

Ввод

04.05.2009

40.3


Найм персонала

Улучшение контроля за осуществление финансовых операций

Определить структуру контроля своевременности выполнения

С.С. Семак

Предложено

03.04.2009

Ввод

04.05.2009

40.7

Перемещение (по службе)

Своевременное представление отчетов о перемещениях

Управление вводимыми ресурсами, посредством чего кредитуются бюджетом

В.В. Ярцев

Предложено

05.04.2009

Ввод

06.05.2009

40.15

Медицинские расходы

Осуществление контроля за отчислениями в страховой фонд

Представление списка заболевших отделом кадров в отдел труда и заработной платы. Определить структуру файла для фондов, получаемых отделом трута и заработной платы

В.П. Ямаев

Предложено

07.04.2009

Ввод

08.05.2009

40.8

Коррекция премий

Осуществление контроля за административной обработкой и вводом изменений в БД

Систематическая количественная оценка выявленных ошибок в соответствии с причинами; проводится отделом кадров

И.А. Устьев

Предложено

10.04.2009

Ввод

12.05.2009

При помощи анализа (который также называют информационный аудит) необходимо достичь понимания одного или нескольких из следующих факторов:


• Результативность управления информационными потоками.

• Результативность и эффективность файлов данных.

• Длительность цикла административного бизнес-процесса, ограниченного по времени его выполнения (эффективность процесса).

• Способ, посредством которого различные мероприятия административного бизнес-процесса объединяются в группы.

• Результативность и производительность маршрутизации административного бизнес-процесса.

• Внутренний контроль, связанный с операциями по обработке данных.

• Продуктивность административного бизнес-процесса.

• Возможности стандартизации операций.

• Наличие дублирования (мероприятий или баз данных) и/или избыточных действий.

• Результативность и эффективность используемых инструментов.

Целью анализа может также быть оценка конечных результатов бизнес-процесса. В этом случае может анализироваться эффективность данных по бизнес-процессу как часть процесса принятия решений (оценка эффективности управления информационными потоками). Также могут оцениваться структура калькуляции затрат или система финансового планирования.

Важно, чтобы человек, выполняющий анализ, обладал полномочиями и достаточным опытом для анализа административных бизнес-процессов. Эти специальные знания и опыт должны относиться к области целей анализа. Анализ эффективности инструментов, используемых в административных бизнес-процессах, требует специальных знаний относительно возможностей компьютеризации существующих мероприятий, а также других технологических инструментов. Кроме того, анализ надежности административных бизнес-процессов требует наличия знаний принципов внутреннего контроля и контроля информационных потоков.

4. Проектирование нового бизнес-процесса

Перед началом фазы проектирования могут существовать две исходные ситуации:

• Анализ существующих бизнес-процессов уже был проведен.


• Рассматривается вопрос о построении новых или улучшенных процессов.

Исходя из предположения, что анализ существующих бизнес-процессов уже был проведен, описание проблемных областей может показать, является ли необходимым ввести совершенно новую организацию административных бизнес-процессов (реинжиниринг) или же достаточно будет улучшить существующие процессы (перепроектирование).

Выводы, сделанные на стадии анализа, дают основание для модификации административных бизнес-процессов или введения новых процессов. Очень полезным в перепроектировании процессов является понимание текущих процессов и их сопроводительная документация. На базе этого могут быть разработаны следующие процедуры:

• Разработка изменений в соответствии с выбранными методиками документирования.

• Спецификация организационных условий, которые должны быть выполнены и организационных изменений, которые должны быть произведены. В связи с этим необходимо продумать возможности доступа к техническим административным инструментам, рабочей силе, и т. д.

• Спецификация различий между текущими и предлагаемыми процессами. Следует четко определить, как именно модифицированный процесс решает проблемы, обнаруженные во время фазы анализа.

• Утверждение предложений менеджерами отделов и соответствующими контактными группами.

• Представление отчетов команде по управлению проектом (РМТ).

• Окончательное утверждение предложений командой по управлению проектом.

При составлении совершенно новых административных бизнес-процессов очень легко потерять связь с текущей ситуацией. Поэтому проектирование новых процессов должно выполняться аналитически. Начальная точка проектирования будет определяться целями, сформулированными ранее. Проектирование административных бизнес-процессов может быть осуществлено с помощью следующих этапов:

• Формулировка основных положений (переменных проектирования).


• Описание информации, которую следует получить.

• Определение основных видов мероприятий.

• Определение того, какая именно информация является необходимой.

• Определение последовательности различных видов мероприятий.

• Разработка деталей процесса.

• Расчет затрат.

• Определение организационных условий, которым необходимо удовлетворить для успешного перехода с одного административного бизнес-процесса к другому.

• Утверждение предложения у ответственных сотрудников.

• Представление отчетов по предложениям команде по управлению проектом.

• Получение окончательного одобрения предложения от команды по управлению проектом.

Для модификации существующих процессов и разработки новых будет использоваться автоматизированная обработка данных, команда по улучшению процесса должна сосредоточить свои усилия па исследовании проблем соответствия и пригодности. После определения инструментов информационных технологий команда по улучшению процесса может заниматься разработкой спецификаций проектирования.

При проектировании бизнес-процессов используется нисходящий подход: от общего к частному. Проектирование процесса должно базироваться на требованиях, предъявляемых к нему администрацией и потребителями, на которых ориентирован процесс.

5. Внедрение: Реализация решений направленных в будущее

Вся работа команды по улучшению процесса окупает себя в течение реализации. Именно в это время все результаты анализа данных и творческого мышления, вложенного в разработку нацеленного на будущее решения, преобразуются в реальное улучшение деятельности. Несмотря на то что столько усилий и внимания было затрачено на проверку полноты нацеленного на будущее решения и правильности проектируемых затрат и сбережений, если решение будет плохо реализовано, то весь процесс может закончиться неудачей. В действительности, именно на этой фазе чаще всего происходят провалы проектов по улучшению бизнес-процессов. Создается впечатление, что энтузиазм и увлечение творческой частью административных мероприятий по улучшению бизнес-процессов пропадает во время наиболее приземленной части - мероприятия по внедрению. Очень часто интересы руководства переключаются на новый проект, и из-за этого не соблюдаются правильные приоритеты для приведения процесса к завершению.


Модифицированные или новые процессы будут вводиться в действие соответствующими менеджерами или контактными группами. В течение этой фазы руководитель проекта будет играть опорную роль. Вначале следует убедиться в выполнении различных организационных условий. Необходимо продумать следующие моменты:

• Достаточно ли имеется рабочей силы для осуществления административных бизнес-процессов.

• Достаточно ли имеется инструментов, таких как оборудование, системы документирования и т. д.

• Модификацию существующей организационной структуры.

• Работу с сотрудниками, занятыми в процессе. (Следует заметить, что работа с сотрудниками, непосредственно вовлеченными в процесс, обсуждалась в предыдущих фазах.Здесь же рассматривается предоставление информации и инструкций сотрудникам, задействованным в процессе косвенно.)

• Управление переходом от старого процесса к новому.

• Предоставление отчетов внешним аудиторам, которые также задействованы в административном бизнес-процессе.

После внедрения процесса важно, чтобы менеджеры отделов, контактная группа и руководитель проекта провели мониторинг процесса с тем, чтобы убедиться в его правильном функционировании. Возможные непредвиденные проблемы должны решаться отдельной группой или подгруппой команды по улучшению процесса.

Во многих случаях, перед формальным началом функционирования нового процесса проводится фаза пробного запуска. В течение этой фазы работают одновременно и новая, и существующая системы (частично).

Если после выполнения приемных испытаний будущими пользователями системы новый процесс функционирует согласно ожиданиям, то старый процесс тут же прекращается. Все вопросы, касающиеся фазы пробного запуска, безусловно, должны быть уже рассмотрены во время фазы проектирования. На этой фазе на организацию будет оказано дополнительно давление из-за потребности в дополнительной рабочей силе и инструментах.


После того как новый процесс проработает некоторое время, необходимо провести оценку. Эта оценка, проводимая менеджерами отделов и контактными группами совместно с руководителем проекта, должна показать, удовлетворяет ли вновь начатый процесс всем ожиданиям. В случае необходимости процесс регулируется. Отчет о результатах оценки следует сдать команде по улучшению процесса.

Фаза внедрения состоит из восьми мероприятий, а именно:

1. Формирование команды по внедрению нацеленного на будущее решения.

2. Разработка плана внедрения.

3. Внедрение плана на первые 90 дней.

4. Внедрение долгосрочных улучшений.

5. Проведение измерений и отчет о результатах.

6. Проведение периодических обзоров.

7. Сравнение результатов и целей.

8. Поощрение членов команды.

Заключение

Изучив и структурировав информацию по данной теме, я могу сказать, что не существует какого-то общего краеугольного подхода по оптимизации бизнес-процессов, потому-что любая оптимизация на конкретном предприятии это всегда индивидуальный подход.

Но общим любого подхода всегда остается сама цель — это улучшение функционирования организации.

Стоит отметить, что успех любого проекта по улучшению структуры предприятия на прямую зависит от использования современных технологий, позволяющих объективно оценить обстановку, в этой связи можно утверждать, что технологии и инструменты по оптимизации становятся связующим звеном, между организацией и её внешней средой.

Заключая хотелось бы сказать, что изучение данного вопроса позволило мне расширить понимание того, как должно осуществляется перепроектирование, проектирование, функционирование бизнес-процесса и я надеюсь, что полученная мною информация пригодится мне в профессиональной деятельности.

Список источников и литературы


  1. Компания «ИНТАЛЕВ»: http://www.intalev.ua/

  2. Организация «НОВОСОФТ»: http://www.novosoft.ru/

  3. Фирма, занимающейся разработкой ПО «BusinessStudio 3»:http://www.businessstudio.ru/

  4. Корпорации «IBM»:http://www.ibm.com/

  5. Ведущий портал о вопросах кадрового менеджмента: http://new.hrm.ru/

  6. Компании «Linak»: http://www.linak.ru/

  7. Харрингтон, Джеймс «Оптимизация бизнес-процессов»/ Джеймс Харрингтон, К.С. Эсселинг, Харм Ван Нимвеген. — Спб.: Редакция «АЗБУКА БМикро», — Год 2005.

  8. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. – М: Дело, 2005.

  9. Веснин В.Р. Основы менеджмента. Издание 4-е доп. и исп. – М.: ООО «Издательство ЭЛИТ», 2008.



Тюмень

2010